Outline Administrasi

Oleh : Ahmad Hodri, S. HI [1]

Apabila engkau melakukan transaksi / bermu’amalah, dengan tenggang waktu tertentu,

maka hendaklah di masukkan dalam pembukuan, jurnal,  buku kas, atau buku besar, dll. [al Ayat]

Administrasi, secara etimologi berasal dari bahasa Inggris Administration, adopsi dari kata administrare (bahasa Latin) yang bermakna kata kerja Melayani, Membantu, dan Memenuhi.

Pengertian Administrasi :

Secara Sempit

~ yaitu kegiatan kerjasama yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat, menggandakan, mengirim, dan menyimpan setiap keterangan yang di perlukan dalam kantor guna mencapai tujuan betsama.

Secara Luas    

~ yaitu porses penyelenggaraan usaha kerjasama dari sekelompok orang   untuk mencapai tujuan yang telah menjadi kesepakatan.

Factor pendukung Administrasi :

Ø  Sekelompok orang (dua atau lebih)

Ø  Tujuan yang hendak di capai

Prasyarat pelaksanaan Administrasi yang baik:

§    Memberi ikhtisar dan daftar informasi yang jelas kepada yang memerlukannya.

§    Kerjasama antara pelaksana yang satu dan yang lain.

Sudut pandang pengertian Administrasi :

v  Sudut Proses ; adalah seluruh proses yang meliputi perencanaan, pengorgaisasian target dan tujuan, sehingga dari pelaksanaan proses bisa di capai tujuan yang di harapkan.

v  Sudut Fungsional ; keseluruhan yang di lakukan secara sadar oleh setiap orang atau kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan.

v  Sudut Institusional ; keseluruhan kelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatannya kearah tercapainya tujuan.

Unsure dan Fungsi Administrasi

Unsur-unsur ;

¨    Perencanaan (Planning)

¨    Pengorganisasian (Organizing)

¨    Pemberian komando (Commanding)

¨    Pengawasan (Controling)

¨    Pelaporan (Reporting)

¨    Pembiayaan (Baudgetting)

Tujuan dan manfaat / fungsi Administrasi ;

› Membina ketekunan kerja, memupuk sikap jabatan yang sempurna tanggungjawab terhadap tugas.

› Meningkatkan profesi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari

› Mengenal dan memahami pengetahuan secara praktis

› Menginventarisir dan mencatat semua dan segala bentuk aktivitas organisasi

› Memudahkan rangkaian pertanggungjawaban kegiatan

› Sebagai data atau arsip, kalau ada orang ataupun kita yang membutuhkan data tersebut.

Dengan demikian, Administrasi merupakan sarana mutak dalam pelaksanaan usaha mencapi target dan tujuan, sebagai realisasi umat dan masyarakat yang mendirikannya.

Sedangkan dalam arti yang lebih sempit, secara lugas dapat di artikan kegiatan tulis menulis di kantor, seperti surat menyurat, membuat catatan-catatan, dsb.

Alat Bantu Administrasi, antara lain ; Metode, Peralatan dan Pelaksana (Personalia). Metode tersebut dinataranya ;

Buku Notulen

Buku Inventaris

Buku Agenda

Buku Tamu

Buku Kas / Keuangan

Buku daftar anggota

Buku laporan peristiwa

Buku Konsep

Pengertian Surat ;

Surat sebagai alat komunikasi, dapat di artikan sbb :

Alat komunikasi jarak jauh antar manusia dengan mempergunakan bahasa tulis melalui secarik kertas sebagai sarananya.

Jadi, Surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, maksud, atau kehendak orang lain, melalui bahasa tulis dengan mempergunakan kertas sebagai sarananya.

Tujuan penulisan surat :

a. Tujuan Umum

1.     Untuk menyampaikan informasi

2.     Mengajak

3.     Menghibur

4.     Menanyakan

5.     Menjelaskan atau menerangkan

6.     Mendidik

b. Tujuan Khusus :

1.      Memberikan keterangan (Surat Keterangan)

2.      Menagih atau menawarkan (Surat Dagang)

3.      Mencatat hal-hal penting (Surat Dokumen)

4.      Tidak masuk kerja / Sekolah (Surat Ijin)

5.      Menerangkan tujuan / maksud bepergian (Surat Jalan)

Surat Menyurat adalah semua hal yang berkaitan dengan seluk beluk persuratan, misalnya bagaimana cara membuat surat yang baik dan benar, cara mengirim, cara melipat, etika dan estitika, cara membalas surat.

Jenis-jenis Surat :

1. Berdasar Sifat Surat ;

a. Surat pribadi (Prive)

b. Surat Dinas Pribadi

c. Surat Dinas (Pemerintah dan Swasta)

2. Berdasarkan Keperluan Isi :

a.Surat Biasa

b.   Bersifat segera

c.  Bersifat amat segera / kilat

3. Berdasar bentuk / wujud :

a.   Surat konsep

b.   Surat asli

c.   Surat tembusan / tindasan

d.   Surat salinan

e.   Surat lampiran

f. Surat petikan

4. Berdasar kegunaan / manfaat :

a.   Media / alat komunikasi

b.  Menyampaikan informasi, isi hati, kehendak/keinginan dan sejenisnya.

c.   Sebagai dokumen untuk mengingatkan, alat bukti yang otentik, penguat keterangan yang di perlukan.

d.  Mewakili Penulis atau Pengirim Surat

5. Berdasar fungsinya :

a.    Alat Bukti (Pembuktian)

b.   Alat tata usaha

c.    Alat ukur

d.    Pedoman kerja

6. Berdasar besar kecilnya biaya pengiriman :

a.    Surat biasa

b.   Surat kilat

c.    Surat kilat khusus

d.   Surat tercatat / terdaftar

Tujuan bahasa Surat yang baik, agar :

a. Pembaca mudah menangkap isinya (mengerti)

b. Tidak salah tafsir pada isi

c. Tidak merasa jengkel

d. Bersimpati pada isi surat (bukan antipati)

e. Menghormati penulis surat

f. Menjadi koleksi berharga bagi penerima surat

g. Cepat mendapat respon

Isi Surat yang baik :

a. Menggunakan kalimat yang baik dan benar

b. Isi surat di susun seperlunya, hemat, dan tidak bertele-tele

c. Kalimat surat harus etis, santun dan estetis

d. Kalimat tidak bermakna ambigu (memakai bahasa lugas)

Bentuk Surat :

a. Lurus penuh (Full Block Style)

b. Lurus (Block Style)

c. Setengah lurus (Semi Block Style)

d. Lekuk (Indented Style)

e. Dikbud Menggantung (Hanging Paragraf Style)

f. Resmi (Indonesia lama dan baru) (Official Style)

g. Bentuk Centering

Sistematika Surat :

a. Kepala surat / Kop Surat

b. Tanggal, Bulan, dan Tahun pembuatan surat

c. Nomor, Lampiran dan Hal

d. Alamat Surat

e. Salam Pembuka

f. Isi surat : Alinea / paragraf pembuka, Alinea isi, Alinea   penutup

g. Salam penutup

h. Nama lembaga

i. Tanda tangan

j. Nama terang penulis surat / pihak yang berkepentingan

k. NIP (jika penulis seorang PNS)

l. Cap / Stempel

m. Tindasan

n. Inisial

Contoh kalimat salam pembuka :

ð  Assalamu’alaikum War Wab.

ð  Salam hormat

ð  Dengan hormat

ð  Kakanda yang saya hormati

ð  Salam sejahtera, dll.

Contoh Kalimat Salam Penutup :

ð  Wassalamu’alaikum War. Wab.

ð  Hormat kami

ð  Salam rindu

ð  Adikmu tersayang, dsb.

Seorang Sekretaris biasanya memberikan Paraf  di sebelah kanan bawah nama Ketua / Lembaga, apabila Sekretaris turut menandatangani, maka tidak perlu di paraf.

Penulisan kata “Tembusan” bisa dengan ; Tindasan / CC (Carbon Copy)

Setelah kata “tembusan”, tidak perlu membubuhi kalimat lain, misalnya “tembusan di sampaikan kepada yang terhormat” dan tidak perlu pula menuliskan kata “Arsip” di akhir Tembusan tersebut.

Apabila tujuan surat tertuju pada orang / lembaga yang ada di internal organisasi tersebut (spesifikasi/pengkhususan), maka di bubuhi kata “C.q (Casu quo), yang berarti ‘Dalam Hal ini’ ”.

Jika yang di tuju lebih dari satu, pada surat tidak resmi/pribadi, bisa di bubuhi kata “Cs, (Cum suis)”

Kriteria penulisan sesuatu hal yang penting atau tertentu (Perihal Surat, Nama dan Tujuan Surat, Penandatanganan, dll) bisa di tulis dengan memilih salah satu ; Cetak Miring, Cetak Tebal, Garis Bawah

---

[1]. Hakim PA. Ketapanng, Kalimantan Barat